Evästekäytännöt

Tällä Irti Huumeista ry:n  sivustolla käytetään Googlen evästeitä palveluiden toimittamiseen ja liikenteen analysoimiseen. IP-osoitteesi ja käyttäjäagenttisi jaetaan Googlelle. Google saa myös suorituskyky‑ ja suojaustiedot, joiden avulla voidaan varmistaa laadukkaat palvelut, luoda käyttäjätilastoja, havaita väärinkäyttöä sekä reagoida siihen.

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Irti Huumeista ry huolehtii henkilöstönsä, toimintaansa osallistuvien ja toiminnasta tietoa haluavien henkilötietojen suojaamisesta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen henkilötietolain mukaisesti. Tässä selosteessa kuvataan, miten Irti Huumeista ry kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa ko. tietoja.
 
Irti Huumeista ry ylläpitää seuraavan nimisiä henkilötietorekistereitä:
  • Henkilöstörekisteri
  • Jäsenrekisteri
  • Lehtirekisteri (Taite-lehti)
  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri (Käänne-uutiskirje)
  • Vapaaehtoisrekisteri
  • Koulutukseen ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri
  • Kehittämishankkeiden rekisterit
  • Asiakasrekisteri
Kunkin rekisterin seloste on oheisena liitteenä.
 

Henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen käytetään seuraavia ohjelmia: 

  • Microsoft Office 365 (koko organisaation käyttämä tietojärjestelmä) Yhteyshenkilö Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri Olli Lehtonen. Ohjelman sisällöt tallennetaan Share Point -pilvipalveluun ja ohjelman sisältämiä tietoja pääsevät käyttämään vain Irti Huumeista ry:n salasanajärjestelmän kautta siihen oikeutetut henkilöt
  • Taloushallinnon ohjelma (Tilitoimiston käyttämä ohjelma) Yhteyshenkilö Irti Huumeista ry:n talouspäällikkö Kaisa Koskinen. Ohjelman sisällöt tallennetaan pilvipalveluun ja ohjelman sisältämiä tietoja pääsevät käyttämään vain tilitoimiston salasanajärjestelmän kautta siihen oikeutetut henkilöt. 
Ohjelmatuottajien tietosuojaselosteet löytyvät näiden Internet-sivustoilta.
 
Lähtökohtaisesti asiakastyön pohjalta ei taltioida eikä ylläpidetä henkilötietorekisteriä, poikkeuksena hanketyön asiakkaat. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan seuraavien periaatteita ja käytäntöjä:
  • Asianmukaisuus ja lainmukaisuus
  • Ennalta määrätty käyttötarkoitus
  • Tietojen ajantasaisuus ja säilytyksen ajallinen rajaus suhteessa käyttötarkoitukseen
  • Rekisteröidyltä on lupa tietojen käyttöön ja rekisteröintiin
  • Tietoturvallinen säilytys
Irti Huumeista ry vastaa tämän tietoturvaselosteen ja sen liitteenä olevien rekisteriselosteiden sisällöstä ja päivittämisestä. Viimeisin selosteiden päivitys on tehty 14.9.2018. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö on Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri Olli Lehtonen.

Henkilöstörekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toiminnanjohtaja Mirka Vainikka 
Osoite sama kuin edellä
puh. 0400 937 128
mirka.vainikka@irtihuumeista.fi 
 
Rekisterin nimi
Henkilöstörekisteri
 
Käyttötarkoitus
irti Huumeista ry:n työntekijöistä pidetään rekisteriä työsuhde- ja muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi, sekä sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen tarpeisiin sen osalta, keitä yhdistyksessä on töissä. Henkilö hyväksyy tietojensa säilyttämisen ja käytön henkilötietolomakkeen täyttämisen yhteydessä.
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää työntekijästä seuraavia tietoja:
  • Etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Kotiosoite, Puhelinnumero, Sähköpostiosoite
  • Tehtävä yhdistyksessä ja työsopimus
  • Tili-, verotus- ja palkkatiedot
  • Terveyteen ja sairauspoissaoloihin liittyvät tiedot
  • Tieto työntekijäliittoon kuulumisesta
Lisäksi rekisteri voi sisältää muita työntekijän suostumuksella kerättäviä tietoja, kuten kuvia ja työaikaseurantaan liittyviä tietoja. Tiedot säilytetään työsuhteen jatkumisen ajan, sekä rekisterinpitäjän ja työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseksi tarpeellisen ajan tämän jälkeen.
 
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään työsuhteen alkaessa ja täydennetään sen aikana henkilön suostumuksella tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien täyttämiseksi kolmansien osapuolten rekistereistä.
 
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain vaatimuksesta. Tällaiset liittyvät muun muassa työterveyshuoltoon, henkilöverotukseen ja lakisääteiseen henkilöstövakuuttamiseen, joilla kaikilla tahoilla on vastaava velvollisuus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen henkilötietolain noudattamiseen.
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain Irti Huumeista ry:n toiminnanjohtajalla ja talouspäälliköllä. Palkanmaksuun liittyvät henkilötiedot ovat tilitoimiston käytössä sekä tilitoimiston tietosuojan piirissä.
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan kuluessa.
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n toiminnanjohtaja ja talouspäällikkö.

Jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
puh. 0400944254, info@irtihuumeista.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pia Pirhonen
Puhelin ja osoite sama kuin edellä
Järjestösihteeri Pia Pirhonen, pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
 
Käyttötarkoitus
Yhdistys pitää rekisteriä jäsenistään. Rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseksi ja jäsenmaksujen perimiseksi. Tiedot poistetaan jäsenyyden päättyessä
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää jäsenestä seuraavia tietoja: 
  • Etu- ja sukunimi 
  • Kotiosoite, Puhelinnumero, Sähköpostiosoite 
  • Jäseneksi liittymisen ajankohta 
  • Mahdollinen kannatusjäsenyys
Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan.
 
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään henkilön itsensä antamina Irti Huumeista ry:n verkkosivulla täytettävän sähköisen lomakkeen kautta tai paperisella jäseneksi liittymislomakkeella.
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. Listat jäseneksi liittyneiden nimistä säilytetään sen yhdistyksen hallituksen kokouksen pöytäkirjan yhteydessä, jossa liittyminen on tapahtunut.
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa.
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri.

Lehtirekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
puh 0400944254, info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pia Pirhonen
Puhelin ja osoite sama kuin edellä
Järjestösihteeri Pia Pirhonen, pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Lehtirekisteri (Taite-lehti)
 
Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n paperinen Taite-lehti postitetaan kaikille rekisteriin merkityille henkilöille ja yhteisöille. 
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tiedot: 
  • Etu- ja sukunimi 
  • Kotiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin on merkitty kaikki yhdistyksen jäsenet. Uudet jäsenet merkitään rekisteriin heti liittymisen jälkeen, jolloin heidän tiedot poimitaan yhdistyksen jäsenrekisteristä. Poisto rekisteristä tapahtuu jäsenyyden päättyessä.  Lehtirekisteriin voidaan tilapäisesti merkitä lisäksi yhteisöjä ja henkilöitä, jotka ovat yhdistyksen tärkeitä yhteistyökumppaneita tai henkilöitä, joille yhdistys haluaa kertoa toiminnastaan.  Näitä ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan järjestöt, kirjastot, kuntien päihdepalveluyksiköt, kansanedustajat ja julkisten vaalien ehdokkaat. Rekisteriin merkitty henkilö tai yhteisö poistetaan jäsenrekisteristä välittömästi, kun tämä on tahdostaan ilmoittanut.
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Lehtirekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri.

Uutiskirjeiden tilaajarekisteri 

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Viestintäpäällikkö Hanna Raijas
Osoite sama kuin edellä
Viestintäpäällikkö Hanna Raijas, hanna.raijas@irtihuumeista.fi 
 
Rekisterin nimi
Uutiskirjeen tilaajarekisteri (Käänne-uutiskirje ja Läheinen-uutiskirje)
 
Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n sähköinen uutiskirje Käänne postitetaan kaikille rekisteriin merkityille henkilöille ja yhteisöille.
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot: 
  • sähköpostiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Sähköpostiosoitetiedot kerätään henkilön tai yhteisön itsensä antamina Irti Huumeista ry:n verkkosivulla täytettävän sähköisen lomakkeen kautta tai paperisella lomakkeella. Rekisteriin merkitty henkilö tai yhteisö poistetaan tilaajarekisteristä välittömästi, kun tämä on tahdostaan ilmoittanut.
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Uutiskirjeen tilaajarekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n viestintäpäällikkö

Vapaaehtoisrekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Järjestösihteeri Pia Pirhonen
Osoite sama kuin edellä
Järjestösihteeri Pia Pirhonen, pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Vapaaehtoisrekisteri
 
Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n vapaaehtoisrekisteriin merkityt henkilöt ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta tai jo toimivat yhdistyksen vapaaehtoisina. Rekisteriä hyödynnetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen. Henkilö hyväksyy tietojensa säilyttämisen ja käytön henkilötietolomakkeen täyttämisen yhteydessä.
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot: 
  • etunimi, sukunimi
  • kotiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tietoja minkälaiseen vapaaehtoistoimintaan osallistuu
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin liitytään hakeutumalla henkilökohtaisesti Irti Huumeista ry:n vapaaehtoiseksi.  Vapaaehtoiseksi liittymisen prosessi käynnistyy ilmoittamalla kiinnostuksesta yhdistyksen nettisivuilla olevan sähköisen lomakkeen kautta,  täyttämällä paperinen yhteyspyyntölomake tai olemalla yhteydessä yhdistyksen työntekijöihin.
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Vapaaehtoisrekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 

 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri

Koulutukseen ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Järjestösihteeri Pia Pirhonen
Osoite sama kuin edellä
Järjestösihteeri Pia Pirhonen, pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Koulutukseen ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri
 
Käyttötarkoitus 
Irti Huumeista ry:n koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rakisteriin on koottu ilmoittautuneiden yhteystiedot. Henkilöille lähetetään osallistumismaksulasku ja sähköinen palautekysely tilaisuuden päätyttyä ja heidän halutessaan heidät liitetään sähköisen uutiskirjeen postituslistalle.
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot: 
  • etunimi, sukunimi
  • kotiosoite
  • laskutusosoite ellei sama kuin kotiosoite
  • sähköpostiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin liitytään ilmoittautumalla sähköisesti tai paperisella ilmoittautumislomakkeella yhdistyksen koulutukseen tai tapahtumiin. 
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n järjestösihteeri

Kehittämishankkeiden rekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Projektipäällikkö Emilia Puistovira
Osoite sama kuin edellä
Projektipäällikkö Emilia Puistovirta, emilia.puistovirta@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Kehittämishankkeiden rekisteri
 
Käyttötarkoitus 
Rekisteriin kootaan hankkeisiin liittyvien tilaisuuksien osallistujaluetteloita, joiden tietoja käytetään tiedottamiseen ja viestintään, rahoittajille raportointiin ja tuloksien kuvaamiseen (ei nimiä)  
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tiedot: 
  • etunimi, sukunimi
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Hankkeiden järjestämien tilaisuuksien osallistujaluettelot. 
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n OTA hankkeen projektipäällikkö

Asiakasyhdyshenkilörekisteri

Rekisterinpitäjä 
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
 
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Projektityöntekijä Johanna Nyyssönen
Osoite sama kuin edellä
Projektityöntekijä Johanna Nyyssönen, johanna.nyyssonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Asiakasyhdyshenkilörekisteri
 
Käyttötarkoitus 
Rekisteriin kootaan Oikeus turvallisempaan arkeen (OTA)-hankkeen asiakasyhdyshenkilöiden tiedot, joita käytetään hankkeen sisäiseen viestintään ja toiminnan kehittämiseen
 
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tiedot: 
  • etunimi, sukunimi
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • kotiosoite
  • lasten lukumäärä
  • alkukartoituslomake
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Hankkeessa mukana olevat asiakasyhdyshenkilöt 
 
Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille
 
Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Asiakasrekisterin tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. 
 
Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön mahdollisimman pian kohtuullisen ajan kuluessa. 
 
Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n OTA hankkeen projektityöntekijä

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Nimi: Irti Huumeista ry
Y-tunnus: 0810152-7
 
Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot
Nimi: Pia Pirhonen
Osoite: Fredriksberginkatu 2, 00240 Helsinki
Puh: 050 320 8947
Sähköposti: pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Opioidikorvaushoidon verkostopäivän 2.12.2019 osallistujaluettelo
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen ja siihen liittyvään viestintään. Seminaariosallistuja täyttää tiedot osallistujahallinnointia hoitavan Irti Huumeista ry:n Webropol-lomakkeelle ja sen pohjalta muodostettavaan osallistujaluetteloon. Irti Huumeista ry toimii rekisterin käyttäjänä. Tiedot hävitetään seminaarin palautepyynnön lähettämisen jälkeen viimeistään 28.2.2020. 
 
Korvaushoidossa oleville henkilöille on varattu tapahtumaan 30 hengen maksuton kiintiö. Osallistumismaksun yhteydessä kertyy väistämättä tietoa siitä, onko osallistuja maksava vai ei-maksava. Tietoa käytetään ainoastaan osallistumismaksun maksamiseen liittyvissä asioissa. 
 
Rekisterin tietosisältö
Henkilötietoja muodostuu kolmeen tietokantaan. Näihin tietokantoihin pääsy on rajattu Irti huumeista ry:n seminaariosallistumisista vastaaville henkilöille sekä tekniselle ylläpidolle. Tietokantojen tietosisällöt:
 
Tietokanta 1: Osallistuja ilmoittautumiset, Webropol -tietokanta
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Ruokavaliotieto (esim. laktoositon)
  • Tieto osallistumismaksuvelvollisuudesta ja maksutavasta (Samlla tietokannan keräämisestä muodostuu tieto siitä, onko ihminen korvaushoidossa. Tiedon kerääminen on välttämätöntä, että tiedetään kenelle osallistujista ei lähetetä laskua.)
  • Laskutustiedot (jos ilmoittautunut tarvitsee laskun)
  • Suostumus vuoden 2020 Opioidikorvaushoidon verkostopäivien markkinointiin

 
Tietokanta 2: Osallistujaluettelo (MS Excel tai MS Word)
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Ruokavaliotieto (esim. laktoositon)
  • Osallistujan rooli (maksullinen osallistuja, maksuton osallistuja, esiintyjä)
  • Tiedosto muodostetaan Webropol ilmoittautumistietokannasta.
 
Tietokanta 3: Mainos- ja markkinointirekisteri tulevia Opioidikorvaushoitopäiviä
varten (MS Excel tai MS Word)
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Tiedosto muodostetaan Webropol ilmoittautumistietokannasta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtuman ilmoittautumislomake. Henkilötiedot kerääntyvät tapahtumaosallistujahallinnointia hoitavan Irti Huumeista ry:n hallinnoimaan Webropol-lomakkeeseen ja siitä muodostettavaan osallistujaluetteloon sekä mainos- ja markkinointirekisteriin. Irti Huumeista ry luovuttaa tiedot maksavien osallistujien yhteystiedot osallistujamaksun perimistä varten Okey ry:n maksuliikenteestä vastaavalle henkilölle. 
 
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tallennettu salasanasuojattuun ilmoittautumisjärjestelmään, johon on pääsy Irti huumeista ry:n valtuuttamilla henkilöillä. Osallistumismaksullisten nimilista toimitetaan Okey ry:n vastuuhenkilölle henkilökohtaisesti tai salattuna turvapostitse (SLL-salaus) tai siten, että tiedosto on salattu (AES-256). MS Word/Excel -pohjaisia tietoja säilytetään salasanasuojatuilla koneilla, joissa tietoihin on pääsy vain yksilöllisen kirjautumisen kautta.
 
Osallistujalistaa (Tietokanta 2) käytetään tapahtuman ilmoittautumisen yhteydessä paperisina versioina järjestäjien toimesta ja niiden pohjalta luodaan nimikyltit osallistujille. Lisäksi sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa voidaan käyttää järjestäjien toimesta tapahtumaan liittyvään viestintään tavalla, joka ei paljasta osoitetietoja muille kuin järjestäjille.
 
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.
 
Tiedon korjaaminen ja poistaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista päivitettävään tahoon tiedon korjaamiseksi lähettämällä tieto sähköpostiin pia.pirhonen@irtihuumeista.fi.

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Nimi: Irti Huumeista ry
Y-tunnus: 0810152-7
 
Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot
Nimi: Pia Pirhonen
Osoite: Fredriksberginkatu 2, 00240 Helsinki
Puh: 050 320 8947
Sähköposti: pia.pirhonen@irtihuumeista.fi
 
Rekisterin nimi
Terveysneuvontapäivät 2019 
 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen ja siihen liittyvään viestintään. Vapaaehtoisille on varattu tapahtumaan 50 hengen maksuton kiintiö. Osallistujan rooli -kentän tietoa siitä onko osallistuja maksava vai ei-maksava käytetään ainoastaan osallistumismaksun maksamiseen liittyvissä asioissa.
Tiedot hävitetään seminaarin palautepyynnön lähettämisen jälkeen viimeistään 31.1.2020. 
 
Rekisterin tietosisältö
Henkilötietoja muodostuu kolmeen eri tietokantaan. Näihin tietokantoihin pääsy on rajattu Irti huumeista ry:n seminaariosallistumisista vastaaville henkilöille sekä tekniselle ylläpidolle. Tietokantojen tietosisällöt:

 
Tietokanta 1: Maksuttomat osallistujat ja maksavat osallistujat (Webropol)
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Ruokavaliotieto (esim. laktoositon)
  • Osallistujan rooli (osallistuja, esiintyjä, vapaaehtoinen)
  • Samalla tietokannan keräämisestä muodostuu tieto siitä, kuka on vapaaehtoinen.
 Tämän tiedon kerääminen on välttämätöntä, jotta tiedämme kenelle osallistujista ei lähetetä laskua. 
 
Tietokanta 2: Osallistujaluettelo (MS Excel tai MS Word),
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Ruokavaliotieto (esim. laktoositon)
  • Osallistujan rooli (maksullinen osallistuja, maksuton osallistuja, esiintyjä)
 
Tietokanta 3: Mainos- ja markkinointirekisteri
tulevia Terveysneuvontapäiviä varten (MS Exel tai MS Word)
  • Nimi
  • Osoitetiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Ruokavaliotieto (esim. laktoositon)
  • Osallistujan rooli (maksullinen osallistuja, maksuton osallistuja, esiintyjä)
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujaluettelo muodostetaan Webropol-ilmoittautumislomakkeesta.
 
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.
 
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tallennettu salasanasuojattuun ilmoittautumisjärjestelmään, johon on pääsy vain Irti huumeista ry:n valtuuttamilla henkilöillä. MS Word tai Excel -pohjaisia tietoja säilytetään salasanasuojatuilla koneilla, joissa tietoihin on pääsy vain yksilöllisen kirjautumisen kautta.
 
Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.
 
Tiedon korjaaminen ja poistaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista päivitettävään tahoon tiedon korjaamiseksi lähettämällä tieto sähköpostiin pia.pirhonen@irtihuumeista.fi.