Tietosuoja ja evästeet · Irti Huumeista ry

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Irti Huumeista ry huolehtii henkilöstönsä, toimintaansa osallistuvien ja toiminnasta tietoa haluavien henkilötietojen suojaamisesta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen henkilötietolain mukaisesti. Tässä selosteessa kuvataan, miten Irti Huumeista ry kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa ko. tietoja.

Irti Huumeista ry ylläpitää seuraavan nimisiä henkilötietorekistereitä:

Henkilöstörekisteri
Jäsenrekisteri
Lehtirekisteri (Irti-lehti)
Uutiskirjeen tilaajarekisteri (Käänne-uutiskirje)
Vapaaehtoisrekisteri
Koulutukseen ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri
Kehittämishankkeiden rekisterit

Kunkin rekisterin seloste on oheisena liitteenä.

Henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen käytetään seuraavia ohjelmia:

Microsoft Office 365 (koko organisaation käyttämä tietojärjestelmä). Ohjelman sisällöt tallennetaan Share Point -pilvipalveluun ja ohjelman sisältämiä tietoja pääsevät käyttämään vain Irti Huumeista ry:n salasanajärjestelmän kautta siihen oikeutetut henkilöt.
Taloushallinnon ohjelma (Tilitoimiston käyttämä ohjelma). Yhteyshenkilö Irti Huumeista ry:n talouspäällikkö Niilo Nousiainen niilo.nousiainen@irtihuumeista.fi. Ohjelman sisällöt tallennetaan pilvipalveluun ja ohjelman sisältämiä tietoja pääsevät käyttämään vain tilitoimiston salasanajärjestelmän kautta siihen oikeutetut henkilöt.

Ohjelmatuottajien tietosuojaselosteet löytyvät näiden Internet-sivustoilta.

Lähtökohtaisesti asiakastyön pohjalta ei taltioida eikä ylläpidetä henkilötietorekisteriä, poikkeuksena hanketyön asiakkaat. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan seuraavien periaatteita ja käytäntöjä:

Asianmukaisuus ja lainmukaisuus
Ennalta määrätty käyttötarkoitus
Tietojen ajantasaisuus ja säilytyksen ajallinen rajaus suhteessa käyttötarkoitukseen
Rekisteröidyltä on lupa tietojen käyttöön ja rekisteröintiin
Tietoturvallinen säilytys

Irti Huumeista ry vastaa tämän tietoturvaselosteen ja sen liitteenä olevien rekisteriselosteiden sisällöstä ja päivittämisestä. Viimeisin selosteiden päivitys on tehty 10.1.2024, yhteyshenkilöiden nimet päivitetty 10.1.2024.

Henkilöstörekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
toiminnanjohtaja Mirka Vainikka
puh. 0400 937 128
mirka.vainikka@irtihuumeista.fi

Rekisterin nimi
Henkilöstörekisteri

Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n työntekijöistä pidetään rekisteriä työsuhde- ja muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi sekä sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen tarpeisiin sen osalta, keitä yhdistyksessä on töissä. Henkilö hyväksyy tietojensa säilyttämisen ja käytön henkilötietolomakkeen täyttämisen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää työntekijästä seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi
Henkilötunnus
Kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Tehtävä yhdistyksessä ja työsopimus
Tili-, verotus- ja palkkatiedot
Terveyteen ja sairauspoissaoloihin liittyvät tiedot
Tieto ammattiliittoon kuulumisesta

Lisäksi rekisteri voi sisältää muita työntekijän suostumuksella kerättäviä tietoja, kuten kuvia ja työaikaseurantaan liittyviä tietoja. Tiedot säilytetään työsuhteen keston ajan sekä rekisterinpitäjän ja työntekijän oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseksi tarpeellisen ajan tämän jälkeen.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään työsuhteen alkaessa ja täydennetään sen aikana henkilön suostumuksella tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien täyttämiseksi kolmansien osapuolten rekistereistä.

Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain vaatimuksesta. Nämä liittyvät muun muassa työterveyshuoltoon, henkilöverotukseen ja lakisääteiseen henkilöstövakuuttamiseen, joita hoitavilla tahoilla on velvollisuus EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen henkilötietolain noudattamiseen.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain Irti Huumeista ry:n toiminnanjohtajalla ja talouspäälliköllä. Palkanmaksuun liittyvät henkilötiedot ovat tilitoimiston käytössä sekä tilitoimiston tietosuojan piirissä.

Rekisteritietojen tarkastusoikeus
Kaikilla rekisterissä olevilla on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot ja pyytää tietojen oikaisua tai poistoa olemalla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan kuluessa.

Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n toiminnanjohtaja ja talouspäällikkö.

Jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
puh. 050 320 8947, info@irtihuumeista.fi

Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri

Käyttötarkoitus
Yhdistys pitää rekisteriä jäsenistään. Rekisterin tietoja käytetään yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseksi ja jäsenmaksujen perimiseksi. Tiedot poistetaan jäsenyyden päättyessä.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää jäsenestä seuraavia tietoja:

Etu- ja sukunimi
Kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Jäseneksi liittymisen ajankohta
Mahdollinen kannatusjäsenyys

Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään henkilön itsensä antamina Irti Huumeista ry:n verkkosivulla täytettävän sähköisen lomakkeen kautta tai paperisella jäseneksi liittymislomakkeella.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu SharePointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi. Listat jäseneksi liittyneiden nimistä säilytetään yhdistyksen hallituksen sen kokouksen pöytäkirjassa, jolloin liittyminen on hyväksytty.

Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n talouspäällikkö

Lehtirekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
puh. 050 320 8947, info@irtihuumeista.fi

Rekisterin nimi
Lehtirekisteri (Irti-lehti)

Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n paperinen Irti-lehti postitetaan kaikille rekisteriin merkityille henkilöille ja yhteisöille.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tiedot:

Etu- ja sukunimi
Postiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin on merkitty kaikki yhdistyksen jäsenet. Uudet jäsenet merkitään rekisteriin heti liittymisen jälkeen, jolloin heidän tietonsa poimitaan yhdistyksen jäsenrekisteristä. Poisto rekisteristä tapahtuu jäsenyyden päättyessä. Lehtirekisteriin voidaan tilapäisesti merkitä lisäksi yhteisöjä ja henkilöitä, jotka ovat yhdistyksen tärkeitä yhteistyökumppaneita tai henkilöitä, joille yhdistys haluaa kertoa toiminnastaan. Näitä ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan järjestöt, kirjastot, kuntien ja hyvinvointialueiden päihdepalveluyksiköt, kansanedustajat ja julkisten vaalien ehdokkaat. Rekisteriin merkitty henkilö tai yhteisö poistetaan jäsenrekisteristä välittömästi, kun tämä on tahdostaan ilmoittanut.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu Share Pointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Lehtirekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi.

Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n viestintäpäällikkö.

Uutiskirjeiden tilaajarekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Viestintäpäällikkö

Rekisterin nimi
Uutiskirjeen tilaajarekisteri (Käänne-uutiskirje).

Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n sähköinen uutiskirje Käänne postitetaan kaikille rekisteriin merkityille henkilöille ja yhteisöille.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot:

sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Sähköpostiosoitetiedot kerätään henkilön tai yhteisön itsensä antamina Irti Huumeista ry:n verkkosivulla täytettävän sähköisen lomakkeen kautta tai paperisella lomakkeella. Rekisteriin merkitty henkilö tai yhteisö poistetaan tilaajarekisteristä välittömästi, kun tämä on tahdostaan ilmoittanut.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään palveluntarjoaja MailChimpin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Uutiskirjeen tilaajarekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi.

Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n viestintäpäällikkö

Vapaaehtoisrekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Vapaaehtoistoiminnan vastaava

Rekisterin nimi
Vapaaehtoisrekisteri

Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n vapaaehtoisrekisteriin merkityt henkilöt ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta tai jo toimivat yhdistyksen vapaaehtoisina. Rekisteriä hyödynnetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen. Henkilö hyväksyy tietojensa säilyttämisen ja käytön henkilötietolomakkeen täyttämisen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot:

etunimi, sukunimi
kotiosoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
tietoja minkälaiseen vapaaehtoistoimintaan osallistuu

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin liitytään hakeutumalla henkilökohtaisesti Irti Huumeista ry:n vapaaehtoiseksi. Vapaaehtoiseksi liittymisen prosessi käynnistyy ilmoittamalla kiinnostuksesta yhdistyksen nettisivuilla olevan sähköisen lomakkeen kautta, täyttämällä paperinen yhteyspyyntölomake tai olemalla yhteydessä yhdistyksen työntekijöihin.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu SharePointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Vapaaehtoisrekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi.

Vastuuhenkilöt
Irti Huumeista ry:n vapaaehtoistoiminnan vastaava.

Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi

Rekisterin nimi
Koulutukseen ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteri

Käyttötarkoitus
Irti Huumeista ry:n koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rekisteriin on koottu ilmoittautuneiden yhteystiedot. Henkilöille lähetetään osallistumismaksulasku ja sähköinen palautekysely tilaisuuden päätyttyä ja halutessaan heidät liitetään sähköisen Käänne-uutiskirjeen postituslistalle. Henkilötietoja säilytetään 3kk tapahtuman jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan, ellei ilmoittautumislomakkeella toisin mainita. Yhteistyökumppaneiden kanssa järjestettävistä koulutuksista ja tilaisuuksista tietoja säilytetään vain etukäteen ilmoitettu aika.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä ja yhteisöistä seuraavat tiedot:

etunimi, sukunimi
kotiosoite
laskutusosoite ellei sama kuin kotiosoite
sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin liitytään ilmoittautumalla sähköisesti tai paperisella ilmoittautumislomakkeella yhdistyksen koulutukseen tai tapahtumiin.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen suojaus
Tiedot kerätään pilvipalvelu SharePointin Irti Huumeista ry:n tietokantaan, joka on salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattu. Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen lupa työtehtäviensä vuoksi.

Kehittämishankkeiden rekisteri

Rekisterinpitäjä
Irti Huumeista ry, Pasilanraitio 5, 00240 Helsinki
info@irtihuumeista.fi

Rekisterin nimi
Kehittämishankkeiden rekisteri

Käyttötarkoitus
Rekisteriin kootaan hankkeisiin liittyvien tilaisuuksien osallistujaluetteloita, joiden tietoja käytetään tiedottamiseen ja viestintään, rahoittajille raportointiin ja tuloksien kuvaamiseen (ei nimiä).

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilöistä seuraavat tiedot:

etunimi, sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Hankkeiden järjestämien tilaisuuksien osallistujaluettelot.

Tietojen luovutus
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Evästeasetuksesi

Tällä Irti Huumeista ry:n sivustolla käytetään Googlen evästeitä palveluiden toimittamiseen ja liikenteen analysoimiseen. IP-osoitteesi ja käyttäjäagenttisi jaetaan Googlelle. Google saa myös suorituskyky‑ ja suojaustiedot, joiden avulla voidaan varmistaa laadukkaat palvelut, luoda käyttäjätilastoja, havaita väärinkäyttöä sekä reagoida siihen.